Frank Oetke Dipl.-Ing.

Berater für Suchmaschinenoptimierung
und Online-Communities


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E-Mail Marketing Newsletter

Erfolgreiche E-Mail Newsletter erstellen und versenden. Marketing Tipps und Checklisten aus der Praxis für eine große Reichweite und wichtige Gestaltungshinweise.

Vorteile vom E-Mail Marketing:

Sehr persönliche Kommunikation, da der Kunde die Nachricht direkt in sein E-Mail Postfach bekommt.

Schnelles Instrument durch "Push Kommunikation". Der Empfänger bekommt die Botschaft direkt in seinen Posteingang.

Individualisierbar: Anrede, Vorname Name. Es können beliebig viele verschiedene Verteilergruppen eingerichtet werden.

E-Mail Marketing ist ein sehr preiswertes Instrument. Das Versenden von E-Mails kostet technisch sehr wenig Geld.

Es bietet sehr genaue Tracking Möglichkeiten (Öffnungsrate, Klickrate, Besuchertracking, ...).

Zwei Drittel aller Deutschen haben eine E-Mail Adresse

Sie können mit E-Mail Marketing Neue Kunden gewinnen und Bestehende halten.

Mails sind die am häufigsten genutzte online Anwendung. Mails schreiben ist einfach, weit verbreitet und für jeden zugänglich.

Das Instrument Email ist ein wichtiges Push-Element, um Informationen gezielt an Ihre Nutzergruppen auszuliefern.

Weiteren Vorteil vom E-Mail Marketing hinzufügen

Nachteile vom E-Mail Marketing:

Gestaltungsrichtlinien beachten: E-Mail Programme laden standardmäßig keine Bilder nach.

Bei sehr vielen Empfängern besteht Gefahr in SPAM-Filtern hängen zu bleiben.

Langsamer Beginn: Ein E-Mail Verteiler muss erst aufgebaut werden. Der Wirkungsgrad von Newslettern beschränkt sich auf die eigenen Adressen. Völlig neue Zielgruppen lassen sich zu Beginn nicht erreichen.

Wer personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, muss einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Geschäftliche E-Mail Adressen veralten schnell, da die Mitarbeiter heutzutage öfter wechseln.

Weiteren Nachteil vom E-Mail Marketing hinzufügen

Tipps für E-Mail Marketing:

email Newsletter Mail Marketing

Bieten Sie nützliche Informationen in Ihrem Newsletter.

Vermeiden Sie direktes abverkaufen wollen.

Das Zusammenwirken aus redaktionellen Newslettern, vermarktungsorientierten Vorteilsmails, gezielte Aktivierung und Call-to-Action Elemente lassen Ihren Newsletter erfolgreich werden.

Testen Sie verschiedene Varianten Ihres Newsletters z.B. durch A/B Tests. Hierbei werden zwei unterschiedliche Versionen an kleine Testgruppen des Gesamtverteilers gesendet und das Verhalten (öffnungsrate, Klickrate, Konversion) gemessen. Der Rest des Gesamtverteilers bekommt die Version mit der größten Resonanz.

Messen Sie den Erfolg der Maßnahme: öffnungsraten, Klickraten, Bestellungen und andere Kennzahlen können relativ einfach ermittelt werden. Eine Kombination aus E-Mail Marketing und Webanalyse liefert ein detailiertes Bild des Kundenverhaltens.

Tansaktionsmails erhöhen die Kundenbindung. Es handelt sich bei diesen Mails um elektronische Bestätigungen z.B. Auftragsbestätigungen oder Versandbestätigungen, Statusmeldungen oder Mitteilungen aus Communities. Diese Mails haben eine sehr hohe öffnungsrate. Transaktionsmails werden von den Empfängern als wichtige Benachrichtigungen wahrgenommen.

Wenn Sie viele unterschiedliche und wechselnde redaktionelle Inhalte haben, sollte Ihre Email Software ein hohes Maß an Automatisierung leisten und möglichst viele offene Schnittstellen bieten, um Inhalte entsprechend flexibel einbinden zu können.

Produzieren Sie die Inhalte für den Newsletter 1x und setzen diesen dann mehrfach ein, indem Sie den Text z.B. in Fachportalen und auf der eigenen Webseite anzeigen lassen. Durch die Mehrfachnutzung erhöhen Sie die Reichweite und den Wirkungsgrad.

Weiteren Tipp zum E-Mail Marketing hinzufügen

Newsletter erstellen

Passen Sie den Newsletter inhaltlich exakt an die Zielgruppe an. Sie steigern dadurch die Konversionsrate und verbessern durch die passgenaue Ansprache die Kundenbindung.

Keine grafischen Spielereien bei der Gestaltung: Inhalt statt Layout.

Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile,

Persönlich statt Standardmail - Personalisierung nutzen

Verwenden Sie Absätze und Gliederungen. Halten Sie Ihren Newsletter übersichtlich und lesbar.

Erfolgsfaktor Betreffzeile: Es ist fast immer die Betreffzeile, die als wesentlicher Faktor für den Erfolg einer Kampagne verantwortlich ist.

Die Betreffzeile ist für den Empfänger einer der wenigen Anhaltspunkte, um zu entscheiden, ob er eine Mail öffnen soll oder nicht. Verbringen Sie nicht nur Zeit mit dem Design der Mail sondern auch zur Formulierung der Betreffzeile.

Internetprovider und Webmail Anbieter beschränken oft die Länge der Betreffzeile, so dass sie abgeschnitten beim Empfänger ankommt. Ein großer Teil der Leser bekommt nur die ersten 50 Zeichen angezeigt. Beachten Sie daher auch den Satzbau bei der Formulierung der Betreffzeile.

Bringen Sie die wichtigsten Informationen am Anfang der Betreffzeile und halten diese so kurz wie möglich.

Bei allen weltweit relevanten E-Mail Programmen und Webmailanbietern sollte eine möglichst fehlerfreie Darstellung der Newsletter gewährleistet werden.

Eine html E-Mail zu erstellen ist nicht das Gleiche, wie eine Webseite zu erstellen. Während Browser die Darstellungsmöglichkeiten ständig erweitern, geht bei E-Mail Programmen die Darstellungsvielfalt eher zurück.

Um eine gute Darstellung zu erreichen, muss das Layout einfach gehalten sein und man sollte 'alten' html-Code verwenden. Dazu gehört auch, die Seite mit Tabellen zu layouten. Es ist der kleinste gemeinsame Nenner in der Darstellung.

Versuchen Sie herauszufinden, welchen Mail-Client Ihre Zielgruppe benutzt. Web.de, Lotus-Notes, Gmail, Outlook, ...?

Eine pixelgenaue Darstellung in allen Mail-Clients wird sich niemals erreichen lassen. Erstellen Sie daher ein tolerantes Design.

Positionieren Sie Ihre grafischen Elemente mit Hilfe von Tabellen - nicht mit css.

Nutzen Sie <td width="80"> um die Breite für die Inhalte festzulegen. Machen Sie das für jede Spalte. Verwenden Sie feste Pixelangaben - keine Prozentwerte. So erreichen Sie bestmögliche Kompatibilität in der Darstellung Ihrer Inhalte.

Hintergrundfarben erstellen Sie über die Zelle <td bgcolor=”#000000”>

Der Einsatz von css sollte vermieden werden. Die Unterstüzung von css bei den Clients ist lausig. Das wird sich wahrscheinlich auch nicht ändern. Die css Unterstüzung war in den letzten Jahren eher Rückgängig.

Wenn Sie Grafiken verwenden, muss Ihren klar sein, dass diese standardmäßig beim Empfänger nicht(!) angezeigt werden. E-Mail Programme laden diese erst dann, wenn der Empfänger dies explizit erlaubt.

Da keine Grafiken geladen werden, sollten Sie kein spacer.gif verwenden, um die Tabellenzellen aufzuspannen. Bleiben Sie bei den festen Zellenbreiten.

Vermeiden Sie png-Files als Grafiken zu verwenden. Bleiben Sie bei .gif und .jpg.

Wenn Sie Hintergrundgrafiken nutzen, verwenden Sie zusätzlich eine Hintergrundfarbe als Rückfalllösung.

Weiteren Tipp zum Erstellen des Newsletters hinzufügen

Newsletter versenden

Wählen Sie Ihre Versandsysteme sorgfältig aus

Denken Sie an Empfänger, die keine html-Mails empfangen. Versenden Sie Multipart-Mails mit plain-Text Teil.

Nutzen Sie Saison- und Aktionsnewsletter für spezielle Anlässe - Trigger Mails.

Versenden Sie nicht per Massenverteiler. Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe(n) sinnvoll und senden Sie spezifische Botschaften

Senden Sie relevante Informationen zur richtigen Zeit und in der richtigen Häufigkeit. Versuchen Sie nachlassendes Interesse frühzeitig zu erkennen, um eine Abmeldung als letzte Reaktion auf Irrelevanz oder zu häufige E-Mail Kontakte zu vermeiden.

Eine falsche Steuerung von Inhalten und Frequenz führt zu einem nachlassenden Interesse der Abonnenten. Es folgen Abmeldungen oder sogar Spam-Beschwerden.

Befragen Sie eine repräsentative Gruppe über den gewünschten Umfang, die bevorzugten Inhalte und die Frequenz des Versandes, bevor Sie loslegen.

Qualitätssicherung: Das Newsletterprogramm sollte dem Redakteur nur begrenzte Möglichkeiten geben, die Seite optisch zu gestalten. Stellen Sie freigegebene Grafiken zu Verfügung. Durch Vorlagen werden die einzelnen Bausteine miteinander kombiniert.

Weiteren Tipp zum Versenden der Mails hinzufügen

Rechtssichere Newsletter durch double opt in

Empfängeradressen müssen rechtssicher sein (Double Opt-in). Eine seriöse Adressgewinnung sieht vor, dass der Empfänger seine Angaben noch einmal bestätigen muss, bevor die genutzt werden dürfen.

Halten Sie die Bestätigungsmail beim Double-opt-in frei von Werbung und anderer kommerzieller Kommunikation. Gerichte könnten den Versand als Werbebelästigung einstufen.

Datensparsamkeit: Fragen Sie nicht zu viele Daten des Empfängers ab.

Der Newsletter muss anonym bezogen werden können. Der Name des Empfängers darf kein Pflichtfeld sein.

Verschleiern Sie die Einwilligungsklausel nicht. Nennen Sie die kontrete Verwendung der Daten. Die Einwilligung darf nicht generell formuliert werden. Daten dürfen nicht wahllos gesammelt und für unbestimmte Werbeaktionen aller Art genutzt werden.

Empfängerliste muss unsichtbar sein. Keine Adressen ins An- oder CC-Feld.

Vorsicht mit Adresshandel. Datenschutz geht vor.

Mail ist nur einer von vielen Kommunikationskanälen und kein führendes System der Kundenverwaltung. Für Newsletter Adressen gibt es viele interne Quellen z.B.: Kundenkarteien, Adresslisten, CRM-Datenbanken. Ein belastbarer Beweis der Einwilligung ist da oft schwierig. Werbliche Mails sollten nur an Empfänger verschickt werden, deren Einwilligung unzweifelhaft vorliegt. Generieren Sie Double-Opt-In Mails für noch nicht freigegebene Adressen.

Koppelungsverbot: Marketingaktionen z.B. Gewinnspiele dürfen nicht das Newsletter-Abo zur Bedingung machen.

Wenn Sie längere Zeit (aktuell 2 Jahre) keinen Newsletter versendet haben, erlischt die Einwilligung.

Weiteren Tipp für rechtssichere Newsletter hinzufügen

Email Adressen und Verteiler

Bauen Sie eine Adressdatenbank auf und pflegen diese regelmäßig

Nutzen Sie jeden Kundenkontakt, um die Adresse zu qualifizieren. Stimmt der Kontakt des Ansprechpartners samt E-Mail Adresse noch mit der Firmenstruktur überein?

Denken Sie langfristig - erweitern Sie beständig Ihren E-Mailverteiler.

Tipp zum Aufbau Ihrer Adressdatenbank: Bieten Sie nützliche Fachinformationen für Entscheider.

Je genauer die Zielgruppe eingegrenzt wird, desto geringer ist der Streuverlust der Kampagne.

Veraltete geschäftliche E-Mail Adressen: Nehmen Sie die Rückläufer (Bounces) und ermitteln Sie durch ein Telefonat den Nachfolger.

Die ausschließliche Focussierung auf Reichweite ist nicht mehr zeitgemäß. Konzentrieren Sie sich auch auf die Qualität der Adressen.

Je kleiner der Verteiler, desto relevanter die Botschaft. Segmentieren Sie Ihren Verteiler. Beispiel: Interessent, Neukunde, Bestandskunde, inaktiver Kunde.

Weiteren Tipp zum E-Mail Verteiler hinzufügen